Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
– La gestion de l’agenda du préfet (support électronique principalement)
– L’organisation de réunions (disponibilité des participants, confirmation des dates, lieu et objet des entrevues, réservation et préparation des salles)
– L’organisation des déplacements du préfet
– La gestion des appels téléphoniques et la gestion de la messagerie
– La saisie de courriers, de notes et de rapports
– La participation à la constitution des dossiers du préfet (relance des services, finalisation)
– La diffusion de messages, la circulation du courrier réservé, cabinet et parapheurs
– L’aide à la préparation des visites officielles (membre du Gouvernement, Président de la République…)
– Le soutien dans la gestion des réceptions à la résidence du préfet
– La gestion des centres de coût rattachés au préfet et au directeur de cabinet
– La mutualisation des tâches avec les autres membres du pool secrétariat du Préfet, du Directeur de cabinet et du Secrétaire Général afin d’assurer la continuité du service
– Exerce les missions d’assistant Chorus DT.

Vous travaillez en binôme sur l’ensemble de vos missions avec l’assistant(e) du directeur de Cabinet.

Votre environnement professionnel :
Activités du service
Placé sous l’autorité du Préfet et du Directeur de cabinet, le Cabinet est composé : de la Direction des Sécurités (avec le BOPSI, le SIDPC et le BPAS), le bureau de la représentation de l’État (BRE) et le service départemental de la communication interministérielle (SDCI).
– BOPSI : prévention de la délinquance, lutte contre la radicalisation et le séparatisme, lutte contre les discriminations, ordre public, gens du voyage, hospitalisations sous contrainte, réglementations relatives à la vidéoprotection, aux polices municipales, à l’aéronautique….
– SIDPC : sécurité et défense civiles, plans de prévention des risques, organisation des exercices, gestion des crises, sécurisation d’évènements, habilitations, contrôle des campings à risques, déminages, suivi des ERP….
– BPAS : réglementation relative aux débits de boissons, aux feux d’artifice, à la vidéo-protection, aux établissements recevant du public (ERP), aux manifestations sportives, aux armes, à sécurité routière…
– BRE : représentation et distinctions honorifiques (médailles…) ; relations publiques et déplacements officiels (protocole et organisation) ; organisation des manifestations relevant des activités du Préfet et des membres du Corps Préfectoral ; biographie des élus ; dossier territorial ; analyse électorale et participation aux soirées électorales…
– SDCI : définition et mise en œuvre de la politique de communication externe des services de l’État dans le département ; définition et mise en œuvre de la politique de communication interne de la préfecture et des sous-préfectures ; relations avec les médias et demandes de presse ; couverture médiatique des déplacements du Corps Préfectoral

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques
– avoir des compétences en informatique – bureautique / niveau maîtrise / requis
– connaître l’environnement professionnel / niveau maîtrise / à acquérir
– avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau pratique / à acquérir

Savoir-faire
– savoir travailler en équipe / niveau pratique / requis
– savoir s’organiser / niveau maîtrise / requis

Savoir-être
– avoir le sens des relations humaines / niveau pratique / requis
– savoir s’adapter / niveau maîtrise / requis
– savoir s’exprimer oralement / niveau pratique / requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans