Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
– La gestion de l’agenda du corps préfectoral (support électronique principalement)
– L’organisation de réunions (disponibilité des participants, confirmation des dates, lieu et objet des entrevues, réservation et préparation des salles)
– L’organisation des déplacements du corps préfectoral
– La gestion des appels téléphoniques et la gestion de la messagerie
– La saisie de courriers, de notes et de rapports
– La participation à la constitution des dossiers (relance des services, finalisation)
– La diffusion de messages, la circulation du courrier réservé, cabinet et parapheurs
– L’aide à la préparation des visites officielles (membre du Gouvernement, Président de la République…)
– Le soutien dans la gestion des réceptions officielles
– La gestion des centres de coût rattachés au corps préfectoral
– La mutualisation des tâches avec les autres membres du pool secrétariat afin d’assurer la continuité du service
– Exerce les missions d’assistant Chorus DT (ordre de mission et frais de déplacement).

Vous travaillez en lien avec les 2 autres assistants sur l’ensemble de vos missions.

Votre environnement professionnel :
Activités du service
Service du ministère de l’Intérieur, la préfecture apporte son concours au préfet dans l’exercice de ses responsabilités interministérielles et dans l’animation de l’ensemble des services de l’État.
– la représentation de l’État et de la communication,
– la sécurité des personnes et des biens,
– le service au public et la délivrance des titres,
– le respect de la légalité et de l’État de droit,
– l’intégration sociale et la lutte contre les exclusions,
– l’appui au développement économique.

Liaisons hiérarchiques
Membres du corps préfectoral

Liaisons fonctionnelles
Directions et bureaux de la préfecture et des sous-préfectures ; services déconcentrés, conseil départemental – mairies…

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques
– avoir des compétences en informatique – bureautique / niveau maîtrise / requis
– connaître l’environnement professionnel / niveau maîtrise / à acquérir
– avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau pratique / à acquérir

Savoir-faire
– savoir travailler en équipe / niveau pratique / requis
– savoir s’organiser / niveau maîtrise / requis

Savoir-être
– avoir le sens des relations humaines / niveau pratique / requis
– savoir s’adapter / niveau maîtrise / requis
– savoir s’exprimer oralement / niveau pratique / requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans