Vos missions en quelques mots

MISSIONS PRINCIPALES :

Gestion administrative de la direction

Accueil, information et communication

– Gérer les appels téléphoniques internes et externes (renseigner, aider, orienter les interlocuteurs),
– Traiter des informations, photocopies, classement, archivage,
– Organiser des réunions (gestion des dates, réservation des salles, etc.) et mettre à jour les agendas,
– Adresser des invitations aux partenaires participant à des réunions,
– Gérer les messages de la boite de messagerie de la direction,
– Orienter les messages électroniques vers le bon interlocuteur,
– Assurer le suivi des demandes adressés pour apporter une réponse à l’interlocuteur.

Gestion du courrier et des notes

– Ouvrir et trier le courrier arrivé,
– Enregistrer et suivre les courriers arrivés et à signer par la direction ou par le DGAS et plus particulièrement les courriers suivis,
– Assurer un suivi des parapheurs (transmission à la DGAS et après signature au service concerné),
– Assurer un suivi des notes de la direction,
– Mettre en forme des courriers et des notes en lien avec la charte graphique,
– Procéder à des mises sous pli et à des classements,
– Mettre à jour des tableaux de suivi et faire des alertes auprès de la direction,
– Archiver et classer des dossiers.

Suivi et organisation de la direction

– Organiser et participer à des points chaque semaine avec la direction,
– Organiser les CODIR (envoi des invitations, réservation de salles, solliciter les avis auprès des managers) et rédiger les comptes rendus,
– Mener des études, enquêtes pour la gestion des besoins informatiques, en mobiliers et matériels, etc. auprès des managers de la direction,
– Assurer un suivi des ressources humaines (mise à jour de tableau de recrutement, de tableau de suivi des agents par service, suivi des demandes de recrutement et de renouvellement transmises à la DGAS),
– Rédiger et suivre des procédures.

MISSIONS COMPLÉMENTAIRES:

– Réserver du matériel, des voitures pour les déplacements,
– Assurer le suivi des places de parkings,
– Assurer le suivi des fournitures et des commandes,
– Travailler en polyvalence avec les assistantes des différentes direction (téléphone, courrier arrivé, réservation de salle, etc.),
– Participer à la réalisation de certains évènements organisés par la direction (semaine bleue, maison bleue, etc.).

 CONDITIONS D’EXERCICE :
* Expérience dans le domaine de l’autonomie et d’une collectivité territoriale
* Formation liées aux missions d’assistante de direction

Consultez le détail complet de l’offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/details_offre/o041230300974357-assistant-e-direction?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton « Postuler sur le site employeur ».

Profil recherché

Compétences requises :

Savoir-faire/
Avoir accueillir du public
Orienter vers le bon interlocuteur
Adapter sa communication
Respecter les procédures
Utiliser les outils bureautiques standards
Maitriser l’orthographe, la syntaxe et l’expression orale
Respect des délais

Savoir-être/
Capacité d’organisation
Capacité d’adaptation
Aisance relationnelle
Courtoisie
Écoute
Qualités rédactionnelles
Disponibilité
Réactivité
Méthode
Rigueur
Discrétion
Sens du travail en équipe

Connaissances/
Organisation et fonctionnement de la collectivité
Outils bureautique
Technique de secrétariat
Règles et procédures administratives

Durée du contrat : 12 mois

Service recrutement : 02.54.58.44.31

CV et lettre de motivation obligatoires. Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.

Pour postuler, veuillez utiliser le lien suivant:
https://jobaffinity.fr/apply/90xbpx9sl84h780rjr

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Assistant(e) de Direction – CONSEIL DEPARTEMENTAL DU LOIR-ET-CHER

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