Vos missions en quelques mots
Mission
Affecté.e au secrétariat du responsable du centre de formation, vous intervenez dans la gestion administrative des enseignants (services, suivi des carrières, congés maladie…) sur la scolarité et vous gérez le secrétariat de direction.
Activités principales
Placé.e sous l’autorité de la responsable de centre de formation dans son rôle de collaborateur direct et sous celle de la responsable des services administratifs de manière fonctionnelle, vos missions sont :
Secrétariat de direction :
– Suivi du courrier
– Gestion de l’agenda et des appels téléphoniques
– Participation aux réunions de concertation, conseils de centre, prises de notes et diffusion des comptes rendus.
Suivi administratif des personnels enseignants :
– Collecte des données en vue de l’élaboration des services prévisionnels et définitifs,
– Suivi des signatures des services,
– Gestion des dossiers administratifs des enseignants (arrêts maladie, cumul d’activités, vacations…)
Scolarité :
– Collecte des disponibilités des enseignants,
– Préparation des documents d’aide à l’élaboration des emplois du temps et suivi des modifications
– Mise à jour et vérification des listes d’émargement : suivi de l’assiduité des étudiants, y compris en stage
– Préparation des soutenances de mémoire, en lien avec la référente Recherche.
– Gestion des demandes d’ouverture de comptes Célène.
– Rédaction des conventions de stage M1 et suivi du circuit des signatures.
Communication :
– Circulation des informations auprès des interlocuteurs concernés (modifications emplois du temps, absences, réunions, événements divers),
– Préparation des documents pour divers événements (JPO / forum / rentrée / concertations…), suivi des vœux et invitations.
– Référent communication du site (lien avec le chargé de communication du siège, communication des informations, lien avec la presse).
– Participation à l’organisation des événements du centre de formation (Journées Portes Ouvertes, forums, …)
Profil recherché
Formation et expérience professionnelle
Savoir-faire nécessaire pour assurer le secrétariat de direction : maîtrise des outils bureautiques (word, excel), capacité d’adaptation aux logiciels métiers, maîtrise des techniques d’appel et prises des messages, sens de la communication.
Savoir-faire organisationnel : sens de l’organisation, ordre et archivage des dossiers…
Savoir s’exprimer en public lors de réunions internes sur ses domaines de compétences
Compétences et qualités requises
Capacité d’adaptation, diplomatie, réactivité, sens de la confidentialité, aptitude à communiquer.
Lieu d’exercice : INSPE BLOIS, Université d’Orléans
Prise de poste : Poste à pourvoir au 2 mai 2022
Type de contrat/Statut : Catégorie C, Statut contractuel (CDD), temps plein
Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 15/04/2022
Niveau d’études minimum requis
