Vos missions en quelques mots

Sous l’autorité hiérarchique du directeur des services, et en relation constante avec les élus municipaux et les autres collègues, la/le secrétaire de mairie assure deux missions à titre principal :
– Assistance comptable à la responsable comptabilité / finances de la commune
– Et accueil physique et téléphonique de la population.

Assistance comptable à la responsable comptabilité / finances de la commune
1 – Rédaction et enregistrement de bons de commandes émis par les services municipaux
2 – Engagement des bons de commande et devis, enregistrement comptable, classement, transmission aux prestataires
3 – Réception des factures, préparation du mandatement en lien avec la comptable. Vérification des factures, rapprochement avec les actes d’engagement
4 – En l’absence de la comptable (congés annuels notamment), mandatement des factures et transmission au Trésor public, traitement du P503.
5 – Aide à la facturation des usagers du centre de loisirs
6 – Aide au classement et à l’archivage des pièces comptables

Accueil physique et téléphonique de la population.
1 – Accueil physique et téléphonique du public. Renseignement du public et orientation des demandes. En cas d’absence de l’agent (congés, formations, dossiers à traiter…), l’accueil est assuré à titre secondaire par les autres collègues de la mairie.
2 – Réception du courrier et courriels entrants. Diffusion des messages et informations auprès des élus et différents services
3 – Rédaction de courriers, tenue de tableaux de gestion
4 – gestion de la réservation et de la location des salles municipales
5 – Traitement de dossiers en lien avec d’autres collègues (urbanisme, élections, affaires scolaires, état civil,…). Les missions confiées sont évolutives, selon les besoins et les aptitudes de l’agent.
6 – Classement et archivage de dossiers
7 – Gestion de l’affichage administratif de la collectivité

Profil recherché

SAVOIRS :
– connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation (apprécié) ;
– connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics (apprécié).
– connaître les cadre budgétaire et comptable des communes (apprécié) ;
– connaissances avérées en comptabilité, gestion budgétaire. Connaître le fonctionnement et les notions propres à la comptabilité publique ou privée. Connaître la nomenclature M57 (apprécié).
– connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d’état civil et d’urbanisme (serait un plus) ;
– connaître les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs – arrêtés municipaux… (serait un plus) ;

SAVOIR FAIRE :
– accueillir le public avec courtoisie et écoute (indispensable) ;
– savoir gérer la polyvalence et les priorités, savoir gérer son temps (indispensable) ;
– Savoir identifier et orienter les demandes, en fonction des importances et degrés d’urgence (indispensable) ;
– savoir prendre des messages, filtrer les demandes et orienter des demandes vers les personnes et services compétents (indispensable) ;
– utilisation des outils informatiques – traitement de texte, messagerie, téléservices en ligne, tableur, mise à jour de site internet… (indispensable)
– utilisation du logiciel communal Berger-Levrault.. (serait un plus)
– savoir rédiger des correspondances aisément, savoir rédiger des documents d’information et de communication (indispensable)
– savoir gérer des situations délicates (urgences, usagers mécontents) en conservant son calme et son sens de l’objectivité ;
– Savoir gérer un planning de réservation (papier ou informatisé) ;
SAVOIR ETRE :
– Excellentes qualités relationnelles, courtoisie, sens du contact avec le public, capacité d’écoute et de compréhension.
– Rigueur, sens de l’organisation.
– Avoir le sens du service public : discrétion, neutralité, honnêteté… ;
– Dynamisme, sens de l’organisation, sens de l’initiative…
– Curiosité : aptitude et goût pour apprendre, à se former, à découvrir et assimiler de nouveaux savoirs et compétences, aptitude à évoluer professionnellement
– Savoir s’adapter aux situations délicates

Date de recrutement : 1er juin 2023
Poste à pourvoir par mutation ou par contrat de droit public avec possibilité de titularisation
– Temps de travail : temps complet : 35h. Horaires du lundi au vendredi : 8h30-12h / 13h30-17h00. Travail un jeudi soir par mois jusqu’à 19h00 selon un roulement prévu avec les collègues, avec récupérations horaires.
– Pour les opérations comptables à effectuer en l’absence de l’comptable, l’accueil du public sera assuré par d’autres collègues.
– Travail possible certains dimanches (soirs d’élections), avec récupération horaire.
– Rémunération : traitement indiciaire + régime indemnitaire (RIFSEEP). La collectivité est adhérente au CNAS. Participation de l’employeur à la protection sociale complémentaire.
Informations complémentaires :
Auprès du Directeur des services de la commune, Olivier Rousseau au 02.54.96.59.45 ou olivier.rousseau.villefranche41@orange.fr

CANDIDATURES A ADRESSER A L’ATTENTION DE MONSIEUR LE MAIRE
DATE LIMITE : POUR LE 24 MARS 2023 DERNIER DELAI
Les candidatures peuvent être adressées :
– Par courriel au directeur des service : olivier.rousseau.villefranche41@orange.fr
– En ligne sur emploi-territorial.fr (suivre les instructions au bas de l’offre)
– Par voie postale : Mairie de Villefranche sur Cher – 11 rue Emile Filloux – 41200 Villefranche sur Cher

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Secrétaire de mairie (h/f) – VILLEFRANCHE-SUR-CHER

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